Jena/Erfurt. Das Service-Portal für die freiwilligen Zuwendungen an Vereine der Stadt Jena ist seit Kurzem online. Der Erfurter IT-Dienstleister IBYKUS AG hat die Softwareanwendung dafür konzipiert und bereitgestellt.
Kulturvereine, soziale Einrichtungen und auch Sportclubs müssen mit knappen Mitteln haushalten. Viele Projekte könnten ohne die Förderung der öffentlichen Hand nicht umgesetzt werden. Darum gewähren Städte oftmals freiwillige Zuwendungen, die nach einem Antragsverfahren als Zuschüsse an Projekte oder Institutionen ausgezahlt werden. In Jena, der „Lichtstadt mit moderner Verwaltung“, können diese Mittel nun über das neue Zuwendungsportal online beantragt werden.
Die Grundlage dafür ist ein komplexes Fachverfahren. Zuvor wurde dieses über eine eigens erstellte Datenbank-Anwendung durchgeführt. „Die bisherige Anwendung ist mit der Zeit an ihre Grenzen gestoßen“, sagt Projektleiter Florian Krieg, der für die zentrale Zuschussverwaltung in Jena verantwortlich ist.
Im Vergabeverfahren für die Anwendung habe sich die IBYKUS AG mit einem qualitätsstarken Produkt zu einem günstigen Preis durchgesetzt. Das neue Portal bringt eine Reihe von Vorteilen für die rund 30 Sachbearbeiter aus der Stadtverwaltung und den Eigenbetrieben. „Die Zuwendungsbearbeitung sowie das Zuwendungscontrolling können wir nunmehr effizienter erledigen. Die Bearbeitungszeit konnten wir dank der modernen Anwendung deutlich reduzieren und haben dabei gleichzeitig die Qualität unserer Daten sowie des Förderprozesses erhöht“, betont Florian Krieg.
Insgesamt sind es rund 430 Jenaer Vereine und Institutionen, die das Portal zukünftig nutzen werden. Diese können den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Anträge jederzeit einsehen und ihre Verwendungsnachweise und andere Dokumente einfach und schnell hochladen. Auch der Abruf der Mittel funktioniert über das Online-Tool. Damit reduziert sich ebenfalls auf Seiten der gesellschaftlichen Akteure der Verwaltungsaufwand und Verzögerungen durch den Postweg entfallen.
Das Zuwendungsportal der Stadt Jena ist für die IBYKUS AG ein Pilotprojekt im Bereich der kommunalen Fördermittelverwaltung. Es wurde auf Basis des neuen IBYKUS-Produkts caredo® entwickelt, einer flexiblen Suite für Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Die Vertriebsbeauftragte der IBYKUS AG Dr. Nicole Seifferth-Schmidt betont: „Unser nächstes Ziel ist es, weitere Kommunen in Mitteldeutschland für ähnliche Projekte zu gewinnen. Denn regionale Nähe ist den Kommunen bei der Beauftragung von Dienstleistungen besonders wichtig.“