TR-RESISCAN

Herausforderungen bei der Digitalisierung von Dokumenten

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung kommen in Justiz, Verwaltung und Unternehmen immer mehr Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme zum Einsatz. Diese erfordern die Digitalisierung aller Dokumente, die elektronisch zu verwalten sind. Papierlose Prozesse sind dabei in aller Munde. Doch auch, wenn in Justiz, Verwaltung und Unternehmen die Umstellung vom analogen auf den elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr unter anderem gemäß dem E-Government-Gesetz vorangetrieben wird, kann der Umstieg vom Papier auf ein elektronisches Dokument nur sukzessive und in Teilen erfolgen. Der parallele Umgang mit Dokumenten in Papierform ist nach wie vor erforderlich und wird es auch in Zukunft sein – denn einerseits ist die Digitalisierung von Altbeständen noch längst nicht abgeschlossen, andererseits erfolgen Neu-Eingänge auch weiter in Papierform. Hinzu kommt, dass jeder Ausdruck nach geltender Rechtsmeinung eine Kopie darstellt. Also werden Originale oftmals nach dem Einscannen weiterhin aufbewahrt, um Konflikte hinsichtlich der gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht zu vermeiden. Doch die Aufbewahrung und Archivierung von Papierdokumenten bringt hohe finanzielle und organisatorische Aufwände mit sich. Zusätzlich führen viele verschiedene Regelungen über die Zulässigkeit von Ersetzendem Scannen zu Unsicherheit in der praktischen Umsetzung.

Die TR-RESISCAN

Aus diesem Grund wurde vom BSI die Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen, kurz TR-RESISCAN, entwickelt. Diese hat zum Ziel, durch klare technische und organisatorische Vorgaben einheitliche Anforderungen für das Ersetzende Scannen von Papierdokumenten festzulegen, insbesondere im Kontext der Einführung der elektronischen Akte (e-Akte). Die Richtlinie zielt ebenso darauf ab, die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit der digitalisierten Dokumente zu gewährleisten und somit den Übergang von Papier zu elektronischen Dokumenten zu erleichtern. Die Richtlinie dient somit als Handlungsleitfaden, der die Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen und zuverlässiger technischer Realisierung des Scannens schließt.

Mehrwerte von Ersetzendem Scannen

• Alle im digitalen Archiv abgelegten Dokumente sind juristisch verwertbar und gelten als Original
• Hohe Kosten durch Lagerung und Rückgriff der Dokumente im Papierarchiv entfallen
• Rechtssicherheit durch gesetzeskonforme Vernichtung der Originale
• Datensicherheit im gesamten Prozess durch Nutzung von Signatur-Lösungen (optional)

IBYKUS-Lösungen

Gleichwohl die Richtlinie als Handlungsleitfaden in technischer und organisatorischer Hinsicht entlang dem gesamten Scanprozess dient, stehen Unternehmen, Behörden und Justiz der Herausforderung gegenüber, unterschiedliche Lösungen, Plattformen und Applikationen verschiedenster Hersteller zu orchestrieren.

Als IT-Spezialist mit langjähriger branchenspezifischer Erfahrung in der Öffentlichen Verwaltung und Unternehmen wissen wir um die spezifischen Herausforderungen und können Sie bei der Umsetzung von Ersetzendem Scannen nach TR-RESISCAN in Ihrer Organisation professionell unterstützen.

Ob kompletter Prozess oder einzelne Prozessschritte: Ihre Flexibilität und Unabhängigkeit stehen für uns dabei im Vordergrund.

Perfekt aufeinander abgestimmte Hard- und Software

Mit Kodak Alaris zählen wir auf einen zuverlässigen Partner, wenn es um die Hardware-Ausstattung durch hoch performante Dokumentenscanner geht. Die passende Kodak Capture Pro Software unterstützt Sie dabei, bislang manuelle Prozesse zu digitalen, effizienten und automatisierten Workflows zu transformieren. Unsere darauf optimal abgestimmte Lösung liefert den nach TR-RESISCAN zur Integritätssicherung erforderlichen Transfervermerk als eingebettete XML-Datei im eingescannten Dokument.

Sie verfügen bereits über Scanner, die TR-RESISCAN-ready sind? Kein Problem. Die Anbindung  anderer Scanner-Hersteller und deren Capture-Software ist dank der flexiblen Integrationsfähigkeit unserer Lösung möglich.

Klein anfangen und optional größer werden

Ob einzelne Nutzung oder in Kombination mit weiteren Lösungen und Technologien: dank der hohen Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit können Sie unsere Lösung unkompliziert in Ihre bestehenden Prozesse für das Ersetzende Scannen einbinden. Unsere Lösung bietet die Möglichkeit, (vorhandene) Lösungen zur digitalen Signatur oder Siegelung in unser Modul problemlos und einfach zu integrieren. So bleiben Sie unabhängig von Technologien und können Ersetzendes Scannen nach Ihren Bedürfnissen umsetzen und skalieren.

Ersetzendes Scannen: effizient, flexibel und individuell

Die TR-RESISCAN gibt als organisatorische Maßnahme unter anderem stichprobenartige Qualitätskontrollen und elektronische Signaturen sowie Siegel zum Schutz der Integrität und Authentizität gescannter Dokumente vor. Die für den Transfervermerk nötige Prüfquote lässt sich flexibel nach Ihren Anforderungen einstellen. Sie sparen damit nicht nur wertvolle Zeit, sondern verringern auch zusätzliche Handlingskosten.

Die Vorteile unserer Leistungen auf einen Blick

• Professionelle und individuelle Beratung dank breit gefächertem Branchen-Know-how
• Flexibilität und Unabhängigkeit, sowohl für den kompletten Prozess als auch für einzelne Prozessschritte
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit, um die Lösung in bestehende Prozesse einzubinden und nach Bedarf zu erweitern.
• Einfache Integration mit vorhandenen Lösungen zur Digitalen Signatur oder Siegelung
• Auf Wunsch perfekt aufeinander abgestimmte sowie hoch performante Hard- und Softwarelösungen unseres Partners Kodak Alaris
• Integritätssicherung durch den eingebetteten Transfervermerk als XML-Datei im gescannten Dokument
• Effiziente Durchführung der erforderlichen Maßnahmen wie stichprobenartige Qualitätskontrollen, elektronische Signaturen und Siegel
• Flexibel einstellbare Prüfquote für den Transfervermerk

Sie haben Fragen oder möchten mehr zu unseren Leistungen und Lösungen rund um TR-RESISCAN erfahren? Gerne beraten wir Sie persönlich.