Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von Microsoft Forms. 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: 

IBYKUS AG für Informationstechnologie
Herman-Hollerith-Straße
99099 Erfurt
E-Mail: info(at)ibykus.de | Tel: 0361 / 44 10-0 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
E-Mail: datenschutz(at)ibykus.de | Tel: 0361 / 44 10 0 

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen:

Art und Zweck der Verarbeitung:

Mit Microsoft Forms kann IBKYKUS Umfragen, Abfragen und Abstimmungen erstellen, Antworten der angefragten Personen/Unternehmen hierzu erhalten und diese je nach Einstellung anonymisiert bzw. personenbezogen auswerten. Nach der Erstellung eines Formulars können interne und externe Personen dazu eingeladen werden, dieses auszufüllen und an uns übermitteln.

Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag der IBYKUS. Zwischen dem Verantwortlichen und Microsoft wurde ein Vertrag über die Durchführung einer Auftragsverarbeitung (DPA) geschlossen.

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Microsoft Servicevertrag

Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Forms

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch IBYKUS, bei der Nutzung einer Microsoft Forms Umfrage informieren. 

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.

Je nach Gestaltung der Umfrage können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse

• Name, E-Mail-Adresse, Microsoft-Kontoinformationen,

• Bevorzugte Sprache

• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens

• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

• Umfragespezifische Daten (der Umfang dieser Daten hängt von den Fragen und Antworten ab usw.)

Bei anonym gestalteten Umfragen werden keine personenbezogenen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse oder Microsoft-Kontoinformationen) gespeichert. Technische Informationen (z. B. Start- und Abschlusszeit der Antwort, Browsersprache) werden lediglich zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs von Microsoft Forms verarbeitet und nicht zur Identifikation von Teilnehmenden verwendet.

Wir bemühen uns, die Umfragen – soweit möglich – anonym durchzuführen.

Rechtsgrundlage:

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist abhängig vom jeweiligen Kontext, in dem die Umfrage durchgeführt wird. Sie kann zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) erforderlich sein. 

Das Interesse der IBYKUS besteht in der Information zu Service-, Angebots- und Produktverbesserungen, der Verbesserung der Kunden -und Mitarbeiterzufriedenheit sowie der Bedarfsermittlung für eine zielgerichtete Beratung.

Die Teilnahme an Umfragen und oder Abstimmungen ist grundsätzlich freiwillig.

Weitere Verarbeitungszwecke von Microsoft:

Microsoft behält sich vor, die Daten über die Durchführung einer Auftragsverarbeitung hinaus in Verbindung mit den „legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft” auch für eigene Zwecke zu verarbeiten. Beachten Sie bitte, dass der Verantwortliche auf die Datenverarbeitungen, welche in der Verantwortlichkeit von Microsoft erfolgen, insoweit keinen Einfluss hat. In dem Umfang, in dem Microsoft personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Verarbeitung i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO und als solcher verantwortlich für die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und Verpflichtungen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung für Zwecke von Microsoft erhalten Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Zugriff auf die Umfrageergebnisse haben ausschließlich Mitarbeitende der IBYKUS, die mit der Auswertung oder Bearbeitung der Umfrage befasst sind.

Microsoft empfängt die personenbezogenen Daten sowohl als Auftragsverarbeiter als auch unabhängiger Verantwortlicher („eigene legitime Geschäftsvorgänge").

Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung und auf den Microsoft Purview Informationsseiten im Internet.

4. Drittland

Microsoft Forms ist Teil der Cloud-Dienste von Microsoft 365. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union / des EWR (EU Data Boundary).
Es kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Microsoft-Support- oder Wartungsleistungen Zugriffe aus Drittländern (z. B. USA) erfordern.

Zur Absicherung solcher Übermittlungen hat Microsoft:

• EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO implementiert,

• zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen) eingeführt,

• und die Speicherung personenbezogener Kundendaten innerhalb der EU Data Boundary umgesetzt.

5. Speicherdauer:
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und, soweit der Löschung keine Aufbewahrungspflichten, an die wir rechtlich gebunden sind, entgegenstehen.

6. Betroffenenrechte 
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung, Datenübertragbarkeit: 
Wir weisen Sie auf das Bestehen des Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit hin.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung:
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:
Sie haben das Recht gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.