Umständliche IT-Insellösungen haben in zukunftsorientierten Unternehmen und Behörden keine Zukunft. Sie bremsen nur die Produktivität. Das gilt insbesondere für das Thema Information Lifecycle Management (ILM). Denn hier geht es um das wertvollste Kapital von Unternehmen und Behörden: die Information.
Der gesamte Informationslebenszyklus, der sich aus vielen digitalen und Papier-basierten Quellen speist und von der Erfassung über die konkrete Verteilung, Aufbereitung und Verarbeitung der Information bis zu ihrer Langzeitarchivierung reicht, ist bei ILM-Lösungen als durchgängig strukturierter Prozess zu behandeln. Dabei geht es stets um die optimale Unterstützung der Geschäfts- oder Verwaltungsprozesse.
Ordnungspolitische und rechtliche Vorgaben wie GdPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie Basel II, die eine Langzeitdatenhaltung fordern, führen zunehmend auch bei mittelständischen Unternehmen und Landes- oder Kommunalbehörden zum Nachdenken über ILM-Konzepte.
Die IBYKUS AG bietet verschiedene Lösungsbausteine aus Hardware, Software und Service an, die für unterschiedliche Anforderungen geeignet sind. Das Standardisieren, wo immer es möglich ist, und die individuelle Ausgestaltung, wenn es die Geschäftsprozesse verlangen, ist auch beim Thema ILM die bei IBYKUS übliche Vorgehensweise.
Der Bundesverband Informationswirtschaft Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM, www.bitkom.de) hat einen Leitfaden zu diesem Thema herausgegeben und die wichtigsten Ziele wie folgt zusammengefasst:
ILM ist kein Produkt, sondern eine Kombination aus Prozessen und Technologien.
Ziel ist es, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort bei geringsten Kosten zu haben.
Dafür ist ein permanenter Optimierungsprozess notwendig (Input-Parameter: externe Vorgaben wie Sicherheitsanforderungen oder SLAs, Speicherhierarchien, Kostenstrukturen etc. ).
Als Ergebnis des Optimierungsprozesses ergeben sich Entscheidungen, wo Informationsobjekte am besten zu speichern bzw. wie Backup-, Replikations-, Verdrängungs- und Archivierungsfunktionen zu steuern sind.
Für ein aufzusetzendes ILM-Projekt sieht die IBYKUS AG die folgenden fünf Prozessschritte als Grundgerüst an:
Kategorisierung der Datentypen (z.B. E-Mail, transaktionsorientierte Daten, unstrukturierte Inhalte)
Verknüpfung von Datentypen mit Geschäftsregeln (Verfügbarkeit, Performance, Sicherheitsaspekte)
Definition von Service Levels, die pro definiertem Datentyp die geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen
Aufbau entsprechender Information Services durch die Auswahl einer möglichst flexiblen Storage-Infrastruktur (Hardware, Software, Dienstleistung)
